Her får du de gode tips: Ny blog fra Aalborg sætter fokus på events

Er du typen, der elsker at stå i spidsen for et godt event?

Eller er det oftest dig, der sidder med i arrangørgruppen af medarbejderfester og arrangementer med virksomheden?

Så er der gode råd at hente, hvis du synes, det er lidt svært hele tiden at være kreativ, eller måske savner tips til at tingene spiller fra start til slut.

Nørresundby-virksomheden NemTilmeld har et af landets mest brugte tilmeldingssystemer, men nu står de også bag et blog-univers, som er langt fra de mere traditionelle blogs, vi ser rundt omkring i det danske medieland.

Den nye blog handler om det at arrangere events, og går under navnet Kaffepausen. Det er et hyggeligt fællesskab, der både er autentisk, ærligt og rådgivende.

Lige fra personlige historier og interviews til en masse lette og gode råd.

“Folk som laver arrangementer er tit alene om det.  Det er måske meget sjovt i starten, men der er mange, som taber motivationen eller sidder og prøver at opfinde den dybe tallerken.

Så det kan være en stor motivation og hjælp i hverdagen at høre, hvad andre gør.” fortæller Tina Pearson, som står bag Kaffepausen og er ansat af NemTilmeld.

Den erfarne arrangør har hele 30 års erfaring med at planlægge arrangementer, og er hovedpersonen bag de hyggelige og ikke mindst nyttige historier på bloggen.

Kaffenpausen vil gøre det lettere for alle

Essensen ved et arrangement er, at det er et sted, hvor folk mødes til stort og småt.

Der kan være mange ting, som skal forberedes og overvejes. For eksempelvis invitationer, faktureringer og navneskilte.

Tina forklarer, at mange sikkert har prøvet at deltage i et arrangement, og ikke har følt sig godt modtaget, når man ankom. Så hvordan får du dine gæster til at føle velkommen?

Den information kan du finde på bloggen, hvor en stribe arrangører fortæller om, hvad de gør. Her er alle  indlæg bygget op af små historier for at give folk et lille pusterum, mens de eventuelt nyder en kop kaffe.

Deraf navnet Kaffepausen.

Der kan under et arrangement opstå mange situationer, som man ikke har forudset. For eksempelvis afbud i sidste øjeblik, strømsvigt eller en utilfreds deltager.

Men den helt nye udfordring inden for event-planlægning er, at arrangementer er blevet mere omfattende, og man skal vide meget mere som arrangør, fordi deltagerne stiller større krav.

Mange ønsker, at arrangementerne eksempelvis skal være mere spændende og involverende.

Vil gøre planlægning og koordinering lettere

Kaffepausen’s mission er derfor, at gøre planlægning og koordinering lettere for folk.

Tina uddyber, at hvis folk får de rigtige tips, så bliver arrangementerne også meget bedre. Så vi skaber en ren win win situation.

“Folk begynder også at turde mere, og her begynder vores system Nemtilmeld at blive rigtig interessant, fordi værktøjet gør det lettere for folk at skabe et overblik over deres planlægning,” forklarer Tina.

Hvis du selv overvejer, eller er i gang med at planlægge et arrangement, så har MigogAalborg sammen med Tina samlet fem vigtige ting, som vil gøre dine arrangementer endnu bedre.

Du behøver ikke være alene med det

Alle i din omgangskreds har prøvet at være til et arrangement. Tal med andre om det, når du skal have nye ideer. (venner, bekendte eller netværk m.m.)

Planlæg i øjenhøjde med gæsterne

Mange af de ting vi gør, er vaner og derfor er det nemt at glemme deltagernes behov. Prøv at planlæg dit arrangement ud fra gæsternes øjne.

Start fx med at spørge dig selv ”Hvordan er det at sidde i denne stol?”, ”Hvor er toilettet?”, ”Er der vegetarmad?” og planlæg så ud fra hvordan deltagerne vil opleve at være til dit arrangement.

Brug de hjælpemidler og værktøjer, der er til rådighed

Brug de værktøjer og hjælpemidler du kan, og som gør din hverdag lettere. Så kan du i stedet fokusere på vigtigere ting såsom idéudviklingen.

Der findes en masse online værktøjer til administrering af tilmeldinger, invitationer eller faktura. NemTilmelds tilmeldingssystem er et af dem.

Alt  udenom hovedelementet er vigtigt

Folk forventer at få en helhedsoplevelse.
Ofte tænker man, at hovedelementet fx koncerten eller foredraget er vigtigst, men til arrangementer i dag forventer gæsterne også at lokalet, stemning, dekorationer og maden er en del af den gode oplevelse.

Det er derfor vigtigt, at du også kræser om de andre ting end kun hoved-tingen. Du kan finde inspiration til dette på bloggen.

Husk den “røde tråd”

Skabe en rød tråd – lige fra folk hører om arrangementet til det slutter. Det kan for eksempelvis være en farve eller et tema, som går igen både i invitationen og i lokalet.

Det er her, at du kan trække på dine venner, netværk eller familie, og bringe nogle idéer eller erfaringer på banen. Og så er du ikke alene.

Er du nysgerrig på at vide mere, så besøg bloggen her

Er du også mere nysgerrig på, hvordan NemTilmeld kan hjælpe i din vennekreds, forening eller virksomhed så læs MigogAalborgs artikel om virksomheden, der startede med en god ide