Kender du SharePoint – det uundværlige redskab til virksomheder?

Har du nogensinde hørt om SharePoint før?

Annoncør betalt indhold leveret af Onepoint.dk

SharePoint er et effektivt redskab fra Microsoft, der gør det muligt for virksomheder at optimere individuelle og fælles arbejdsprocesser.

SharePoint har forskellige slags produkter, men fælles for dem er, at de er med til at gøre arbejdet mere simpelt og mere effektivt. 

Kender du ikke SharePoint i forvejen? Så hæng på her, hvor vi gennemgår nogle af de bedste værktøjer, du får adgang til med SharePoint. 

Få styr på dokumentstyring og data med SharePoint

For langt de fleste virksomheder gælder, at de har en form for dokumenter og data. 

Har I allerede en løsning for jeres data? Uanset kan det være værd at tage et kig på SharePoint, der gør data-opbevaring nemt og sikkert. 

Dokumentstyring på PC’er er gammeldags og usikkert

Nogle virksomheder udfører dokumentstyring direkte på computeren. 

Det er nemt og kræver ingen opsætning, men det er til gengæld ikke særlig cybersikkert – eller praktisk, hvis det er nødvendigt at dele dokumenter.

Dokumentstyring på servere er en dyr løsning

Den mest almindelige løsning er, at virksomheden har deres egen server til dokumentstyring. 

En server kan opbevare langt mere, end en almindelig PC kan. Fra serveren er det desuden langt nemmere at dele dokumenter og info til andre, der er forbundet til serveren, og så er de ofte langt mere sikre at bruge i forhold til IT-sikkerhed. 

Der er dog den ulempe, at servere kan være dyre i drift. Det kan samtidig være svært at bevare overblikket over sine servere, og ser kan det pludselig blive en meget dyr post i budgettet. 

Dokumentstyring med SharePoint Online er den gyldne middelvej

Med SharePoint Online får du et redskab til dokumentstyring. Det erstatter behovet for opbevaring på PC’er eller servere, og du kan få adgang til dine dokumenter, uanset hvor du er, og uanset den enhed du bruger – det er altså en helhedsløsning.

SharePoint gør det nemmere at arbejde på farten eller hjemmefra, fordi alle medarbejdere altid har adgang til det, de skal bruge. 

Hvordan fungerer SharePoint Online?

SharePoint Online gør det nemt at dele og opbevare dokumenter og data via to smarte mapper: Biblioteker og lister.

Biblioteker opbevarer dokumenter såsom Word-dokumenter. Men det kan også være Acrobat-filer, videoer og billeder. Herfra kan du dele data og dokumenter med alle i organisationen, nogle få udvalgte og eksterne samarbejdspartnere. 

På lister opbevares data lidt ligesom excel-ark. På lister kan du opbevare store mængder data, og du kan nemt dele dataen med andre – både i og uden for organisationen.  

Meget går ofte tabt i overleveringen – det slipper du for med SharePoint

En stor del af fejl og miskommunikation i forhold til dokumentstyring sker under overleveringen, hvor man hurtigt kan komme til at glemme en detalje, eller det forkerte bliver sendt afsted. 

Med SharePoint kan du dele alt nemt og hurtigt, uden at du skal gøre det manuelt – du slipper derfor for at dele for lidt eller for meget af jeres data eller dokumenter.