Gode tips til at planlægge dit jule-arrangement: Sådan gør de professionelle

Juleglæde, julefest, julegaver, julestress.

Der er nok at se til i disse travle dage op til jul. Og hvis hovedets mange planer var erstattet af gule post-its, ville ansigtet være dækket af små gule sedler.

Hos tilmeldingssystemet NemTilmeld i Nørresundby er hjælp til eventplanlæggere en naturlig del af hverdagen.

Og på kontoret faldt snakken forleden på planlægningen af juleaften:

“Jeg kom til at sige, at det for mig er logik for burhøns at bruge de tips, jeg giver til vores kunder, i min egen juleplanlægning,” siger Mette Jellesen, som til daglig arbejder med support – og kommunikation hos NemTilmeld.

“Og derfor kom vi på ideen om at oversætte vores bedste eventtips til tips til juleplanlægningen, så andre kan få glæde af dem i juletravlheden,” fortsætter hun.

Så hvis du også har et hoved, der er fuld af juleforberedelser, så får du her tre juletips fra NemTilmeld, så du kan planlægge din jul med professionelle værktøjer:

Tip nr. 1: Brug din viden om dine gæster til at skabe en hyggeligere jul

Til eventplanlæggeren:

Vær på forkant med at spørge dine deltagere om information, der er relevant til selve afholdelsen af dit arrangement. På den måde undgår du stress og skuffelse på selve dagen.

Til familien:

Her er du faktisk et skridt foran eventplanlæggeren, fordi du har en tættere relation til dine gæster til juleaften.

Den information kan du bruge til at gøre selve afholdelsen af juleaftenen endnu hyggeligere for den enkelte. Hvorfor ikke bruge den viden aktivt?

F.eks. indkøbe den øl, morfar bedst kan lide, eller bede tante Lise selv tage sin yndlingsrødkål med.

Gæster plejer ikke at have noget imod at hjælpe til og bidrage til julemenuen, og samtidig får du vist, at du har tænkt på dem. Gratis point til dig.

Tip nr. 2: Kommuniker tydeligt og afstem forventninger med dine gæster

Til eventplanlæggeren:

Sørg for at kommunikere tydeligt og konkret med dine deltagere allerede ved tilmeldingen til dit arrangement, så der er afstemt forventninger på forhånd, og I er enige om rammerne for selve afholdelsen af arrangementet.

Til familien:

Den tydelige kommunikation er vigtig for at skabe rammerne for en vellykket juleaften. Og det er ofte her, det kan gå galt.

Vær derfor præcis med udmeldingen af tidspunkt, da der kan være delte meninger om, hvad ankomst over middag eller sidst på eftermiddagen reelt betyder.

Med præcise tidspunkter slipper du for at stå med kolde æbleskiver eller lunken kaffe.

Og når du nu alligevel har deltagerne i røret, så sørg for at aftale rammerne for dagen. Så står I ikke på selve dagen med uenigheder over, om I f.eks. skal i kirke eller have pakkespil eller ej.

Tip nr. 3: Færre planer i hovedet – flere på skrift

Til eventplanlæggeren:

Sørg for at bruge et system, hvor du nemt kan trække lister over f.eks. deltagere, mad, allergier og anden relevant information.

Til familien:

Hvorfor ikke sørge for at få de gule post-its ud af hovedet og ned på papir. Eller endnu bedre: skriv dem ned i et dokument, så du gemmer informationen til næste år.

Der er jo ingen grund til at opfinde den dybe tallerken to gange.

Lav f.eks. en liste over indkøbene til maden til juleaften og måske også dine yndlingsopskrifter. Så slipper du for at trække den viden frem fra hukommelsen til næste år.

Eller hvad med gaverne?

Sørg for at skrive ned, så du har overblik.

Ovenikøbet giver det dig en liste til næste år, og så undgår du måske for andet år i træk at købe en deodorant og et par sokker til onkel Henning (med mindre det er det eneste, han ønsker sig, for så skal du selvfølgelig endelig købe det igen)

Endelig kunne du skæve til eventplanlæggerens drejebog, så du får skabt dig et overblik over, hvad der skal ske på selve dagen og i dagene op til.

På den måde kan du minimere risikoen for at stå med en frossen and d. 24., og du kan måske undgå, at Disneys juleshow glemmes mellem sovselavning og borddækning.

Vil gerne inspirere eventplanlæggere

Har du lyst til mere inspiration og måske en kop kaffe til at tage presset af hverdagen?

Hos NemTilmeld vil de gerne inspirere eventplanlæggere til at afholde endnu bedre arrangementer.

Derfor har de i deres blogunivers “Kaffepausen” skabt et forum, hvor folk, der elsker arrangementer, kan dele og hente inspiration.

Det nordjyske firma vil nemlig mere end et være et tilmeldingssystem, de vil gerne være en genvej til mindre stress og mere overskud.

Sidst har de lanceret “Kaffepausen”s  værktøjskasse, der bl.a. indeholder drejebog og projektplan til arrangementer, som folk, der arbejder med arrangementer, kan bruge i deres planlægning af både små og store events.

Og det er her inspirationen til de tre tips til juleplanlægningen kommer fra:

“Jeg kan godt lide at betragte julen som ét stort event, og i spidsen for ethvert stort event står en eventplanlægger”, siger Mette Jellesen.

“Julen i hjemmet er muligvis mindre i målestok, men det kræver samme overblik og planlægning, som hvis man planlagde en større kursusdag, så det er nærliggende at hente inspiration fra eventbranchen.”

Og rådene er selvfølgelig ikke begrænset til kun at gælde juleplanlægningen.

For skal du holde nytårsaften, ja så er proceduren sådan set den samme….Bortset fra, at nu er det kanapeer og bobler, der skal uddelegeres og tidspunktet omkring ankomst i forhold til Dronningens nytårstale, der skal aftales.

Har du mod på flere professionelle værktøjer til eventplanlægning? Så klik dig videre her

Her finder du nemlig “Kaffepausen”s online værktøjskasse til professionel eventplanlægning, som du kan lade dig inspirere yderligere af.

Glædelig jul